17/07/2016

יעקוב גמליאל

בניית התקציב היא אחת מהמשימות היותר מורכבות בחברה. שילוב האתגרים של עמידה ביעדים, יכולת חיזוי מדויקת, התמודדות עם אינטרסים מנוגדים של גורמים שונים בארגון, סנכרון התקציב לתזרים ומדיניות החברה מובילים רבים מאנשי הכספים להיצמד לשיטת התקציב ההמשכי. אולם, במקרים מסוימים היצמדות לשיטה זו דווקא עלולה להקשות על החברה לצמוח ולהתפתח.

 

נקדים ונסביר כי קיימות שתי שיטות מקובלות לעריכת ובניית תקציב: 

תקציב המשכי - תקציב המתבסס על תקציב תקופה קודמת ועל בסיסו עורך את ההתאמות הנדרשות. 

תקציב בסיס אפס - תקציב שנבנה מבראשית על בסיס הערכה עדכנית של צרכי החברה בכל סעיף תקציבי.

למרות הנטייה האקדמית לעבוד בשיטת תקציב בסיס אפס, לעיתים יהיה זה מקובל ואף נכון לעבוד בשיטת התקציב ההמשכי. דוגמאות לכך הן חברות אשר ערכו בעבר הלא רחוק (שנה-שנתיים) עבודה מקיפה לבחינת תקציב, חברות אלו לא צריכות לעבור ריטואל דומה כל שנה. כמו כן, חברות בעלות פעילות יציבה עם מרכיב עלויות קבוע יכולות במקרים מסוימים להגיע לתקציב מדויק גם בשימוש שיטת התקציב ההמשכי. כמו כן, לעיתים אין זה פרקטי מכורח הנסיבות השוררות בארגון לערוך עבודה מקיפה לבניית תקציב בסיס אפס. דוגמאות לכך ניתן למצוא בחברות אשר להם פעילות מורכבת ומסועפת ללא יכולת לבידוד הפעילות, חברות בעלות מערכות מידע לא תומכות, חברות ללא כוח אדם מתאים המסוגל לרדת לרזולוציות הנדרשות ומהם להפיק את התבונות הנדרשות לתקציב בסיס אפס.

אולם, למרות הקשיים שצוינו כאן, אחת לכמה שנים אנו מציעים להפשיל את השרוולים ולצלול לביצוע עבודת תקציב בסיס אפס, שכן הדרך לבניית תקציב אופטימלי הטומן בחובו תועלות רבות לחברה עוברת דרך הבחינה האם נדרש שימוש בתקציב בסיס אפס.

 

בין התועלות הקיימות בתהליך תקציב בסיס אפס ניתן למנות: 

בניית תקציב מדויק יותר - עצם הירידה לרמת הסעיף התקציבי ובנייתו מבראשית מאפשרת מדידת כל מרכיב מהסעיף התקציבי באופן מדויק יותר. 

ביצוע ניתוח רגישות אפקטיבי - בניית תקציב בסיס אפס אשר מטבעה, מתבססת על רמת פירוט נרחבת, מאפשרת לבודד או להחיל אירועים מסוימים ולבחון את השפעתם על תקציב החברה. ניתוח זה גם מאפשר התמודדות יעילה עם שינויים פנים וחוץ ארגוניים. 

ניפוץ אשליית ה"התכנסות לתקציב" ומניעת הניצול המקסימלי של סעיפי התקציב - אחת מהרעות החולות של שימוש בתקציב הוא בזבוז משאבי הארגון. קצת כמו לשלוח את ילדנו עם שטר של 50 שקל ל"יציאת כיתה" ולצפות שיוחזר עודף, שימוש בשיטת התקציב ההמשכי מנציחה בזבוז זה. לעומתה, שימוש בשיטת תקציב בסיס אפס מודדת בכל תקופה את הצורך העדכני של הארגון ובהתאם לכך מעדכנת את סעיפי התקציב השונים. 

מדידת נחיצות ותרומת הסעיפים התקציביים לשורת ההכנסות - ישנם ארגונים שבמשך שנים סעיפים תקציביים כלליים כמו הוצאות מכירה ושיווק נשארו בדומה לשנים קודמות מבלי למדוד את האפקטיביות והתרומה של סעיפים אלו לשורת ההכנסות. כניסה לתהליך של תקציב בסיס אפס מאפשרת בסיס נאות לדיון במרכיבי הוצאות אלו ותרומתם לשורת ההכנסות.