03/03/2019

תהליך שינוי ארגוני טומן בחובו אתגרים לא מעטים. משלב תכנון השינוי, דרך הכנת הארגון על תשתיותיו ועד רתימת אנשיו והטכנולוגיה המעורבת בתהליכי העבודה. אתגרים אלו דורשים מהנהלת הארגון את הכנת השטח ותשומות התהליך מבעוד מועד. במקרים רבים, יהפכו אתגרים אלו בהמשך הדרך לקשיים וחסמי תהליך - זאת בשל היעדר תכנית שלמה ומקיפה לניהול שינוי אסטרטגי בארגון להתמודדות עמו. הכנה חסרה לתהליך תגרום, באופן טבעי, לאי-מוכנות ארגונית וכתוצאה מכך - להתנגדויות מצד עובדי הארגון לתהליך השינוי המיוחל.

מקובל לשייך קושי בניהול תהליכי שינוי אל חוסר שיתוף הפעולה מצדם של עובדי הארגון, אשר באופן טבעי יתנגדו לכל שינוי תהליכי הדורש מהם לצאת מאזור הנוחות. האמת היא, שבהיעדר תכנית אסטרטגית מקיפה וגיבושה טרם הנעת תהליך השינוי, המוכנות הארגונית תהה חסרה ובכך תגרום בקרב העובדים לתחושות חוסר מעורבות, ירידת מוטיבציה ופחד מהשינוי - אשר השלכותיו בעיני עובדי הארגון אינן ברורות. לעומת זאת, תכנון מוקפד לדרישות תהליך השינוי, יישומו ודיבורו בארגון יכולים לתמוך בתהליך השינוי ולרתום אל התהליך עובדים אשר יבינו ויקדמו את הערך, אשר בגינו החל תהליך השינוי.

תכנון מוקפד של תהליך השינוי בארגון וצרכיו, יוודה כי כלל הפרמטרים נלקחים בחשבון ומנווטים על ידי הנהגת הארגון באופן מושכל.  חשיבות התכנון ואסטרטגיית תהליך השינוי, אשר אותה מובילה הנהגת הארגון באופן מוצהר, חשובה מאין כמותה להצלחתו.
פעולות אלו יעבירו מסר של מוכנות ארגונית, ידוברו עם עובדי הארגון לקראת צאתו לפועל ויאפשרו אווירה מקבלת שינוי ופיזורה של אי הוודאות - המאפיינת תהליכי שינוי בארגונים רבים.

הנהגת הארגון מצופה להוביל תהליכי שינוי, ללא הובלה אמיצה ואקטיבית של הנהלת הארגון, מסעו של השינוי הארגוני המיוחל ותוצאותיו יהיו רווי מכשולים, התנגדויות וילוו פעמים רבות בחוסר הצלחה. הירתמות מלאה והובלת תהליך השינוי על ידי ההנהלה הבכירה הינה המפתח המרכזי בהצלחת ניהול השינוי בארגון. במסגרת תכנון תהליך השינוי על ההנהגה מוטלת המשימה לבחירת מרכז תהליך וצוות מוביל שינוי, אשר יקדמו את אינטרס הארגון בניהול התהליך ויתמכו באופן מלא בתכנית השינוי.
אחת ממשימות היועץ הארגוני, המלווה דרך קבע תהליכי ניהול שינוי בארגונים שונים ומגוונים, הינה לספק מידע להנהגת הארגון השאוב מניסיונו אודות ניהול תהליכי נכון, תמיכה בגורמי ניהול התהליך לכל אורכו, הבנייה של הפעולות הנדרשות מאותם מנהלים וליווי מלא לכל אורך התהליך ועד הטמעתו המוצלחת של השינוי.
אימון והדרכת הצוות מוביל השינוי בארגון, אשר יתווך את תהליך השינוי בארגון עד אחרון העובדים, מהווה חלק חשוב בהצלחת תהליך השינוי והטמעתו. אותם מובילי השינוי בארגון יזהו מכשולים פוטנציאליים/התנגדויות מהשטח, יהיו שותפים למציאת מענה הולם ויקדמו פעילות ממוקדת לניהול השינוי והצלחתו.  חשיבות מעורבותם, המשקפת את התייחסות ההנהלה הבכירה לתהליך, חשובה מאין כמותה. הנהגת הארגון מצופה, פעמים רבות באופן הצהרתי וגלוי, להוביל את השינוי באופן אקטיבי ולהוות את עמוד האש לפני המחנה.

יעדי השינוי ומטרותיו נדרשים להיות ידועים בארגון, מדוברים ומובנים בכל הדרגים. שינוי המנוהל בצורה לא מסודרת ושקופה ככל שניתן - סופו להיכשל, ולו רק בשל אי האמון של עובדי הארגון בהצלחתו. השינוי מתחיל ברמת ההנהלה, מיושם בפועל על ידי עובדי הארגון ותוצאותיו חוזרות כפידבק ותמונת מראה להנהלה הבכירה.
את תהליך ניהול השינוי בארגון ניתן לצייד בכלים אשר יתמכו בגורם המרכזי הנדרש להצלחתו - עובדי הארגון.

דרך התקשורת בארגון והתאמתם לקהל היעד הינו נושא חשוב בימי שגרה בארגון, קל וחומר בתכנון תהליכי שינוי ארגוני. יש לתקשר לעובד את הסיבות לשינוי, היעדים והדרישות - יש לייצר שיח אודותיו, מוכנות ומתן אפשרות לעובדים להביע את דעתם והצעותיהם לשיפור ומעורבות בתהליך. שיתוף מידע תעשה פלאים לרמת מעורבותם ולהיותם של העובדים שגרירים של תהליך השינוי. יש לעודד עובדים להיות מעורבים בתהליך השינוי עד כמה שניתן, דבר זה יבטיח תוצאות מיטביות וקיום מצע פורה לחדשנות ארגונית ומעורבות העובדים במתן פתרונות ייעול.

בהתאם לשינוי הארגוני המתוכנן, נדרשת חשיבה ובניית תכנית הדרכות והכשרות ארגוניות על מנת להכשיר את עובדי הארגון, ברמות השונות, אודות תהליך השינוי והשלכותיו על פעילותם. על מובילי השינוי בארגון לאתר את צרכי ההדרכה הנדרשים ואופני הנגשתם, אשר יתמכו בצורה הטובה ביותר בתהליך השינוי. יש לזכור, הדרכות בהקשר זה מטרתן להבנות ידע ספציפי אודות תהליכי עבודה חדשים. הדרכות אלו אינן מייצרות תשוקה ומודעות אצל העובד לאימוץ דפוסי חשיבה חדשים והבנה עמוקה של צרכי שינוי. בצד בניית תכנית ההדרכות המסורתיות, על מובילי השינוי בארגון והיועץ המלווה, לבנות תכנית לרתימת העובדים בארגון אשר תומכת בהעברת מסרי השינוי, צרכיו והנסיבות בהן הוא נדרש.

חשוב לציין כי ההתנגדות לשינוי ידועה כמכשול שכיח לניהול מוצלח של תהליך השינוי. צעדים מוקדמים לניהול נכון בשלב התכנון יביאו, באופן טבעי, להפחתה משמעותית של ההתנגדות מצד עובדי הארגון. במסגרת תכנית השינוי ידונו באותם צעדים למזעור התנגדות בהתאמה מלאה לאופי וצרכי הארגון. תכנון תהליך השינוי יכלול חשיבה על פרמטרים ייחודיים של הארגון והתאמה של כלי ניהול השינוי אל הארגון הספציפי, עובדיו ולהצלחת הטמעת התהליך.

חשוב לזכור, חוסר בתכנית מקיפה לניהול שינוי או ניהול לא אפקטיבי של התהליך, יגרמו להתנגדות העובדים לשינוי המתוכנן. במקרה זה, עלולים להתנגד לא רק אותם מתנגדים טבעיים בארגון, בעלי דפוסי חשיבה מקובעים - אלא דווקא אותם עובדים אשר מחפשים תחושת שותפות, הכנה הולמת והבנת הרציונל לשינוי. תהליך שינוי אפקטיבי ירתום את אותם עובדים מוצלחים לשינוי ויבטיח הצלחתו. קידום תכנית שינוי הוליסטית, לא רק יביא להצלחתה של התכנית הנוכחית לשינוי, אלא באופן טבעי ידחוף להצלחה בתכניות שינוי ארגוניות אחרות בעתיד.

נכתב בשיתוף עם דורון הויזמן, מנהל במערך הייעוץ העסקי-ניהולי, מחלקת יעוץ אסטרטגי