26/04/2017

ספקים של שירותי רפואה בעולם ניצבים היום בפני משימה שנראית, על פניו, כמעט בלתי אפשרית: להפחית עלויות ובמקביל לשפר את תהליכי הטיפול בחולים ואת איכות הטיפול שניתן להם.

הדגש על איכות הטיפול ובטיחות הטיפול הוא השינוי הגדול ביותר שחל בשנים האחרונות בתחום שירותי הבריאות, לצד שינויים רבים אחרים. מדובר באתגר מורכב במיוחד, מפני שבמקביל, ספקי השירותים הרפואיים מתמודדים גם עם עלויות הולכות וגדלות לצד ירידה בהכנסות.

מדובר במשוואה עדינה שמנצחים עליה שני גורמים עיקריים – מצד אחד, המנהלים המופקדים על הצד הפיננסי בארגונים האלה ששואפים לצמצם את הוצאות ההון, ומן העבר השני, המנהלים המופקדים על הצד הרפואי, ששואפים למתן טיפול בטוח ואפקטיבי שעלויותיו הגיוניות. האם ישנה דרך לאזן בין היעדים הלכאורה סותרים האלה? על פי מומחי שירותי הבריאות של KPMG התשובה קרובה משנדמה לכם, והיא מסתתרת דווקא באסטרטגיית ניהול מערכי הנכסים ותהליכי האחזקה.

ניהול נכסים

נכס הוא למעשה כל ישות שדורשת תחזוקה. שימוש במערכת ניהול נכסים (EAM) מסייעת לארגונים לתחזק את הנכסים ולנהל מעקב, בקרה וניתוח של כל פעולות התפעול והאחזקה. שוק ה-EAM העולמי מוערך כיום ב-1.5 מיליארד דולר, ושוויו צפוי לצמוח ל-1.9 מיליארד דולר עד 2019, כאשר מחצית ממערכות ה-50% שיוטמעו יהיו למעשה בענן.

ניהול נכסים הוא סיפור יקר – הן בהיבט הניהולי-עסקי והן בהיבט הרפואי. בתחום שירותי הבריאות, יש לכך כמה סיבות עיקריות:

  1. בתי חולים ומוסדות רפואיים אחרים לרוב חותמים על יותר מדי חוזים לתחזוקת ציוד, שלרוב כרוכים בעלויות גבוהות.
  2. קשה למצוא טכנאים מיומנים שיספקו תמיכה שוטפת בתחזוקת הציוד .
  3. מוסדות רפואיים רבים לא משתמשים בדאטה ואנליטיקס כדי לקבל החלטות מושכלות לגבי רכישת ציוד, חוזי שירותים, משאבי אנוש וחלוקת תקציב.

מוסדות רפואיים שעובדים עם מערכת EAM מתאימה מצליחים לנהל טוב יותר את המלאי, לתכנן בצורה אופטימלית את מערך הרפואה המונעת ולייצר את הדו"חות הדרושים כדי לציית ל-safety and risk reporting.

אם המוסד הרפואי שבו אתם עובדים עבר את אחד התהליכים הבאים או נמצא בעיצומו, מומלץ שיתקין ויטמיע מערכת EAM במהירות האפשרית:

  1.       מיזוג או רכישה של מתקנים רפואיים או קליניקות.
  2.       התרחבות מתוכננת.
  3.       קונסולידציה או איגום משאבים.
  4.       מתמודד עם הוצאות כבדות על תחזוקה או חוזים עם ספקים.
  5.       חווה באחרונה אירוע שלילי הקשור בציוד רפואי או בתשתיות של המוסד הרפואי.

חמש דרכים ליצירת תוכנית ניהול נכסים בריאה:

  1. מצאו דרך לרסן את העלויות: ארגוני בריאות רבים נתונים להוצאות כבדות על חוזי שירות עם ספקים. רבים מהם חותמים על הסכמי תמיכה סביב השעון למשך 5 שנים. לעתים עדיף לוותר על השירות הזה ולהשקיע במתן הכשרה מתאימה לצוות הטכני.
  2. שיפור בטיחות המטופלים על ידי ציות לרגולציה: הארגון עשוי לשלם מחיר כבד על פציעות שנגרמו בשל ציוד רפואי לא תקין. אל תחכו עד שיתרחש אירוע מצער בשביל לתקן ציוד תקול. חשוב לגבש אסטרטגיה מניעתית לתחזוקת הציוד ופתרונות מבוססי אוטומציה.
  3. שימוש יעיל בכלי דיווח:  יצירת כלי דיווח שעוקבים אחרי מדדי ביצוע שונים כמו שימוש בציוד, downtime והערכה של estimated end-of-life usage, הסכמי תמיכה טכנית, הזמנות עבודה, מדידת פיריון העובדים על פי תחומי התמחות ונתונים נוספים שדרושים לקבלת החלטות ניהוליות אסטרטגיות. 

    היעד צריך להיות דיווח של המדדים החשובים כמה שיותר קרוב לזמן הביצוע כדי לקבל החלטות בזמן אמת. אם לארגון אין את הכלים הדרושים כדי לקבל החלטות על בסיס על מקור אחיד, כדאי להשקיע בפתרונות מבוססי אוטומציה שישתלמו בטווח הארוך.

  4. שיפור התמיכה טכנית ושירות הלקוחות: workflow ונהלי דיווח יעילים מסייעים לארגון להגיב בזמן לצרכים המשתנים. חשוב לגייס צוות טכני מיומן שיעניק שירות ברמה גבוהה, יספקו שירותי PM נאותים.
  5. תכנון תקציב שעונה על צרכי הארגון: זרימה שוטפת של נתונים איכותיים, ברורים ומהימנים על נכסי הארגון, צוות העובדים, חוזים עם ספקים והשירותים השונים הם הבסיס לקביעת תקציב מותאם לצרכים הפיננסיים של הארגון. ניתוח נתונים בזמן-אמת ויכולות חיזוי הם המפתח לקביעת תקציב ריאליסטי שיכסה את עלויות כל הפרויקטים. אל תשכחו להוסיף 10% להוצאות לא מתוכננות.

 

אין ספק שמודל EAM מתאים ואפקטיבי יספק למנהלים מידע מהימן על הנכסים הפיזיים, הפיננסיים והחוזיים שתחת ניהולם, ויהווה בסיס לקבלת החלטות מושכלות חוצות-ארגון. כל אלה יובילו בסופו של דבר לניהול סיכונים יעיל יותר ולשיפור השליטה בהוצאות, בטיחות המטופלים והיעילות התפעולית.